Gmina Jasieniec Biuletyn Informacji Publicznej

ZARZĄDZENIE NR  31.2023 WÓJTA GMINY  JASIENIEC

z dnia 17 kwietnia  2023 r.

w sprawie powołania Komisji ds. brakowania druków ścisłego zarachowania, na których wydawane  są odpisy aktów stanu cywilnego oraz zaświadczenia w Urzędzie Stanu Cywilnego w Jasieńcu

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2023 r., poz. 40 z późn. zm.) w związku z art. 6 ust. 3  oraz  art. 34 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2022 r., poz. 1681)

zarządzam, co następuje:

§ 1

 1. Powołuję Komisję ds. brakowania druków ścisłego zarachowania, na których wydawane są odpisy aktów stanu cywilnego oraz zaświadczenia przez Urząd Stanu Cywilnego w Jasieńcu w  następującym składzie:

1)   Jacek Derewicz— Przewodniczący Komisji

 2) Alicja Petrykowska — Członek Komisji

3)  Anna Szymczak-Porada— Członek Komisji

§ 2

  1. Komisja dokonuje fizycznego zniszczenia druków ścisłego zarachowania, na których wydawane są odpisy aktów stanu cywilnego oraz zaświadczenia przez Urząd Stanu Cywilnego w Jasieńcu .

 2. Komisja odpowiedzialna jest za prawidłowe przeprowadzenie procesu brakowania druków ścisłego zarachowania.                             

§ 3

     1. Instrukcja gospodarowania drukami ścisłego zarachowania z zakresu rejestracji stanu cywilnego stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

2. Komisja do 15-go dnia miesiąca po zakończeniu kwartału, przeprowadza brakowanie druków ścisłego zarachowania.

§ 4

 Wykonanie Zarządzenia powierza się Kierownikowi Urzędu Stanu Cywilnego w Jasieńcu .

§ 5 

Traci moc Zarządzenie Nr  39.2020 Wójta Gminy Jasieniec  z dnia 10 czerwca 2020 r. w sprawie powołania Komisji do spraw brakowania druków ścisłego zarachowania  z zakresu rejestracji stanu cywilnego w Urzędzie  Stanu Cywilnego w Jasieńcu  i trybu jej działania.

§ 6

Zarządzenie  wchodzi w życie z dniem  podpisania

                                                                                                                  Załącznik do Zarządzenia Nr 31.2023

                                                                                                                                Wójta Gminy Jasieniec  

                                                                                                                                z dnia 17 kwietnia  2023 r.

                                                                         Instrukcja

                                       gospodarowania drukami ścisłego zarachowania

                                               z zakresu rejestracji stanu cywilnego

                                    Zasady pobierania druków ścisłego zarachowania

                                                                              § 1

 1. Drukami ścisłego zarachowania z zakresu rejestracji stanu cywilnego są:

 a) blankiety zaświadczeń  urzędu Stanu Cywilnego,

b) blankiety odpisów aktów stanu cywilnego.

 2. Urząd Stanu Cywilnego w Jasieńcu pobiera druki blankietów dokumentów wskazanych w   § 1 ust. 1 w Wydziale Spraw Obywatelskich  w Delegaturze Placówce Zamiejscowej w  Radomiu, Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie.

 3. Pobranie druków ścisłego zarachowania przez pracownika gminy może nastąpić po uprzednim przedstawieniu upoważnienia do tej czynności oraz zapotrzebowania na druki ścisłego zarachowania. Formularz zapotrzebowania stanowi załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji.

 4. Z chwilą pobrania druków ścisłego zarachowania odpowiedzialność za ich gospodarkę ponosi kierownik jednostki, która pobrała druki.

 5. Do obowiązków organu gminy należy odpowiednie zabezpieczenie druków przed kradzieżą i zniszczeniem, ich zaewidencjonowanie, a także bieżące prowadzenie rozchodu tych druków.

 6. Druki ścisłego zarachowania przechowuje się w przeznaczonej do tego celu zamykanej szafie. Powinny znajdować się w niej wyłącznie druki będące w obiegu (przeznaczone do użytkowania). Miejsce przechowywania należy zabezpieczyć przed kradzieżą i zniszczeniem. Pracownicy zobowiązani są do szczególnej pieczy nad drukami zarówno przed, jak i po wystawieniu dokumentu,  a przed odbiorem przez Wnioskodawcę.

7. W przypadku zaginięcia, uszkodzenia lub kradzieży druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie powiadomić o tym fakcie przełożonego, który podejmuje decyzję w sprawie dalszego postępowania oraz sporządzić protokół, którego wzór stanowi załącznik Nr 2.

                             Reklamowanie wadliwych druków ścisłego zarachowania

                                                                          § 2.

 W przypadku stwierdzenia wad fizycznych druków ścisłego zarachowania, druki te należy przekazać do Wydziału Spraw Obywatelskich  w Delegaturze Placówce Zamiejscowej w  Radomiu, Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie , celem ich reklamacji.

                                    Brakowanie druków ścisłego zarachowania

                                                                          § 3

  1. Wybrakowane druki ścisłego zarachowania podlegają okresowej likwidacji.

 2. Jeżeli procedura brakowania druków ścisłego zarachowania w gminie nie została określona, postępowanie w tym zakresie powinno odbywać się zgodnie z poniższymi wytycznymi.

3. Procedura likwidacji druków ścisłego zarachowania przeprowadzana jest przez powołaną do tego Komisję ds. brakowania druków ścisłego zarachowania:

a) komisję powołuje wójt,

b) w skład komisji wchodzą pracownicy urzędu gminy,

 c) przewodniczący komisji odpowiedzialny jest za prawidłowe przeprowadzenie procesu brakowania druków.

 4. Komisja sporządza protokół zniszczenia.

5. Protokół winien zawierać w szczególności informacje o:

- składzie komisji ze wskazaniem osoby przewodniczącego,

 - dacie sporządzenia protokołu,

 - dacie brakowania druków ścisłego zarachowania, oraz  wykaz zawierający informacje o rodzaju, serii i numerach wybrakowanych druków ścisłego zarachowania i ich liczbie .

6. Protokół podpisują wszyscy członkowie komisji. Odmowę lub brak podpisu któregokolwiek członka komisji należy omówić w protokole.

 Przykładowy wzór protokołu stanowi załącznik Nr 3 do niniejszej Instrukcji.

Załącznik Nr 1 do Instrukcji gospodarowania drukami ścisłego zarachowania z zakresu rejestracji stanu cywilnego do Instrukcji gospodarowania drukami ścisłego zarachowania z zakresu rejestracji stanu cywilnego  

                                                                                                   Jasieniec  ………………………………..r.

                                                                                                       Wydział Spraw Obywatelskich

                                                                                                  w Delegaturze Place Zamiejscowej

                                                                                                                          w Radomiu             

                                                                                                 Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego

                                                                                                                           w Warszawie

              Urząd Stanu Cywilnego w Jasieńcu składa  zapotrzebowanie na :

…………. szt. druków odpisów aktów,

…………szt. Druków zaświadczeń

Do odbioru upoważnia się Pana/Panią …………………………… pracownika Urzędu Gminy Jasieniec legitymującego się dowodem tożsamości  ……………… wydanym przez  ………………………………………….

                                                                                                        Radom, dnia …...............................

Wydano ….....szt. słownie …........................ druków odpisów aktów stanu cywilnego,

seria ….... od nr ….............................. do nr ….............................................................................

oraz …......szt. słownie …...............................druków zaświadczeń

seria..........od nr …...............................do nr …............................................................................

Wydał : ….....................................            …...................................................................................

              ^{( imię i nazwisko pracownika WSO)                                          ( podpis wydającego)}

Otrzymał : ….................................           ….....................................................................................

 Załącznik Nr 2  do Instrukcji gospodarowania drukami ścisłego zarachowania z zakresu rejestracji stanu cywilnego do Instrukcji gospodarowania drukami ścisłego zarachowania z zakresu rejestracji stanu cywilnego

………………………………….

(pieczęć jednostki)

                                                                      Protokół

                     zaginięcia/uszkodzenia/kradzieży* druków ścisłego zarachowania

sporządzony w Urzędzie Stanu Cywilnego w Jasieńcu  w dniu …………………..

W wyniku zliczenia i ustalenia stanu rzeczywistego druków ścisłego zarachowania stwierdza się zaginięcie/uszkodzenie/kradzież* następujących druków:

Uwagi:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………………………………………..……..……

………………………………………………………                       ……………………………………………………………………………...

podpis i pieczęć imienna pracownika                          podpis i pieczęć imienna kierownika

Załącznik Nr 3  do Instrukcji gospodarowania drukami ścisłego zarachowania z zakresu rejestracji stanu cywilnego.

                                                                          Protokół

                                     wybrakowania i  zniszczenia druków ścisłego zarachowania

z  zakresu   rejestracji stanu cywilnego

 sporządzony w Urzędzie Stanu Cywilnego w  Jasieńcu w dniu  ………………

Komisja do  spraw  brakowania druków ścisłego zarachowania, na których wydawane są odpisy aktów stanu cywilnego oraz zaświadczenia przez Urząd Stanu Cywilnego w Jasieńcu w składzie:

1)     ………………………………………………………. Przewodniczący Komisji

2)     ………………………………………………………. Członek Komisji

3)     ………………………………………………………. Członek  Komisji

                                             dokonała  brakowania

W toku likwidacji spisano następujące  druki, które komisyjnie zostały wybrakowane                           i zniszczone przez pocięcie w niszczarce.

Protokół  sporządzono  w dwóch spraw brakowania:

1.      Przewodniczący Komisji……………………………………………….

2.      Członek Komisji…………………………………………………………….

3.      Członek komisji……………………………………………………………..