Gmina Jasieniec Biuletyn Informacji Publicznej

w sprawie: wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości dotyczących zadania realizowanego i finansowanego z udziałem środków z UE

Na podst. art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości t.j. Dz. U. 2018r. poz. 395 Dz. U. z 2009r. oraz rozporządzenia M. F. z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tj. Dz. 4 z 2017r. poz. 760) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 201 Or. Nr 38 poz. 207 ze zmianami) zarządzam co następuje:

§1.

Wprowadza się, jako obowiązujące zasady (politykę) rachunkowości dla potrzeb realizacji projektu Moja szkoła — moja przyszłość w Publicznej Szkole Podstawowej im. Juliana Suskiego w Jasieńcu oraz Publicznej Szkole Podstawowej im. Ks. Czesława Sadłowskiego w Zbroszy Dużej. Projekt realizowany jest w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020. Oś Priorytetowa X Edukacja dla rozwoju regionu, działanie 10.1 Kształcenie i rozwój dzieci i młodzieży, poddziałanie 10.1.1 Edukacja ogólna - załącznik Nr l. do zarządzenia.

§2.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i podlega ogłoszeniu.

Załącznik nr l . do Zarządzenia Wójta Gminy Jasieniec

Nr 61.2018 z dnia 26.09.2018

                  1.      Zasady ogólne

l . Celem prowadzenia rachunkowości projektu ,Moja szkoła — moja przyszłość” jest wierne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej realizowanego projektu.

1. Dla potrzeb finansowego rozliczenia projektu został wyodrębniony rachunek bankowy o nr 62 9130 0003 2001 0000 0198 0046.

Do dysponowania środkami pieniężnymi znajdującymi się na rachunku upoważnione są osoby C zgodnie z kartami wzorów podpisów dla rachunków bankowych oświaty.

1. Beneficjentem środków finansowych z Unii Europejskiej w zakresie realizacji projektu jest Gmina Jasieniec, a realizatorem projektu Publiczna Szkoła Podstawowa im. Juliana Suskiego w Jasieńcu oraz Publiczna Szkoła Podstawowa im. Ks. Czesława Sadłowskiego w Zbroszy Dużej. Księgi rachunkowe projektu prowadzone są w jednostce budżetowej w siedzibie Urzędu Gminy w Jasieńcu.
2. Księgi rachunkowe prowadzone są komputerowo w systemie Xpertis. Dla potrzeb projektu założono odrębne podrejestry księgowe o nazwie RPO WM — „Moja szkoła — moja przyszłość” dla każdej ze szkół osobno. Każdy użytkownik programu komputerowego posiada indywidualne hasła zabezpieczające dostęp do wprowadzania danych. Wydatki na realizację projektu ujęte są w dziale 801 Oświata i wychowanie, w rozdziale 80101 Szkoły podstawowe.
3. Operacje gospodarcze w zakresie dochodów budżetowych z tytułu wpływu dotacji ujmuje się w księgach Budżetu Gminy (Organ). Środki z budżetu przekazywane są na wyodrębniony rachunek bankowy projektu „Moja Szkoła — moja przyszłość”.

Wydatki ujmuje się w rozbiciu na środki unijne i udział własny w projekcie z odpowiednią czwartą cyfrą klasyfikacji budżetowej.

1. Rachunkowość budżetu obejmuje realizację przepływów pieniężnych i rozrachunki między budżetem, a projektem. Rachunkowość jednostki budżetowej (projektu) obejmuje koszty, rozrachunki, środki trwałe.
2. Powiązanie rejestrów projektu „Moja Szkoła — moja przyszłość” z budżetem następuje przy pomocy kont 222-S-J lub 222-S-Z i 223-S-J lub 223-S-Z w projekcie; gdzie Z — Publiczna Szkoła Podstawowa im. Ks. Czesława Sadłowskiego w Zbroszy Dużej, J — Publiczna Szkoła Podstawowa im. Juliana Suskiego w Jasieńcu natomiast w budżecie 222-b-S 223-b-S gdzie b-organ budżetowy, S- projekt „Moja Szkoła — moja przyszłość

II Klasyfikacja budżetowa

Ewidencja księgowa projektu prowadzona jest w sposób umożliwiający identyfikację zadania, zgodnie z klasyfikacją budżetową określoną w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Właściwą klasyfikacją jest dział 801 Oświata i wychowanie, rozdział 80101 Szkoły podstawowe. W paragrafach klasyfikacji budżetowej dla danego projektu stosuje się czwartą liczbę tj. 7- dla kosztów kwalifikowanych realizowanych ze śr. unijnych, 9- dla kosztów kwalifikowanych realizowanych jako udział własny i 0 ” dla kosztów niekwalifikowanych.

Na wyodrębniony rachunek bankowy projektu przekazywane są środki finansowe wpływające z dotacji oraz udział własny w projekcie.

Wszystkie wydatki dotyczące projektu dokonywane są bezpośrednio z wyodrębnionego rachunku lub refundowane z rachunku.

Przed dokonaniem płatności wszystkie faktury muszą być zaakceptowane do zapłaty przez złożenie podpisu kierownika jednostki i głównego księgowego.

III Obieg, opis i kontrola dokumentów księgowych

1. Realizacja wydatków następuje zgodnie z projektem, podpisanymi umowami, aneksami

C i harmonogramami, na podstawie prawidłowo wystawionych, opisanych i zatwierdzonych dokumentów księgowych.

2. Płatności dokonywane są w formie bezgotówkowej za pomocą elektronicznego systemu bankowego EBO, na podstawie dokumentów księgowych stwierdzających konieczność dokonania wyżej wymienionego przelewu. Potwierdzeniem dokonania przelewu/zapłaty jest wtórnik zlecenia oraz wyciąg bankowy.

3. Na dowodach księgowych (fakturach, listach płac) powinny się znaleźć następujące elementy opisu:

-   nazwa projektu jest finansowany wydatek,

-   nr umowy o przyznaniu pomocy, pełna nazwa umowy (w przypadku bardzo długiej nazwy w skrótach),

-   nazwa zadania, operacji czy projektu,

-   opis merytoryczny wydatku, kwalifikowalność w projekcie, kwota ze wskazaniem udziału środków pomocowych i środków własnych, data z podpisem osoby odpowiedzialnej za sprawdzenie merytoryczne, sprawdzenie pod względem gospodarności i celowości operacji gospodarczej oraz zgodności z procedurami wynikającymi z ustawy prawo Zamówień Publicznych - kierownik jednostki.

-   sprawdzenie pod względem formalnym i rachunkowym — główny księgowy.

Dokument księgowy zewnętrzny musi zawierać informacje o wpływie dokumentacji do Urzędu Gminy w Jasieńcu, data wpływu, liczba dziennika i podpis osoby przyjmującej.

4. Dowody księgowe tj faktury i listy płac dotyczące realizacji Projektu współfinansowanego ze środków unijnych podpisywane są przez kierownika jednostki oraz głównego księgowego.

Pod względem merytorycznym faktury podpisuje kierownik odpowiedzialny merytorycznie za realizację projektu, złożonym podpisem poświadcza faktyczne i prawidłowe poniesienie wydatków oraz ich kwalifikowalność.

Kierownik jednostki sprawdza wydatek pod względem zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych.

Pod względem formalnym i rachunkowym podpisywane są przez głównego księgowego.

5. Osoba wskazana w zawartej umowie przygotowuje wnioski o płatność z częścią sprawozdawczą z przebiegu realizacji projektu w sposób poprawny, terminowy i rzetelny oraz przesyła je do instytucji zarządzającej.

IV Ewidencja księgowa dokumentów i operacji finansowych.

l. Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych w projekcie Moja szkoła — moja przyszłość wyodrębnia się podrejestry księgowe pod nazwą RPOWM — „Moja szkoła — moja przyszłość w jednostce budżetowej PSP Jasieniec i PSP Zbrosza Duża.

Powiazanie w rejestrze z rejestrem głównym następuje poprzez wyodrębnienie na 1 poziomie analityki dużą literą S — Projekt „Moja szkoła- moja przyszłość”.

Rozliczenie dochodów i wydatków w organie budżetowym następuje za dużą literą S na I poziomie analityki.

Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem środków europejskich w PSP Jasieniec i PSP Zbrosza Duża tj. w jednostkach budżetowych korzysta się z bilansowych kont syntetycznych, które rozbudowuje się o analitykę potrzebną do księgowego wyodrębnienia operacji.

011 - Środki trwałe — środki trwałe przejęte po zakończeniu robót inwestycyjnych wycenia się po koszcie wytworzenia ( zdefiniowanego w art.28 ust.3 ustawy o rachunkowości ), to jest w wartości wszystkich poniesionych na dany obiekt kosztów od momentu podjęcia inwestycji, aż do przejęcia środka do używania w stanie kompletnym dla potrzeb projektu wyodrębnia się konto — analityka według klasyfikacji środków trwałych Ol I — S,

013- Pozostałe środki trwale — analityczne dla projektu 013-S

080 — Inwestycje ( środki trwałe w budowie ) — analitycznie dla projektu 080-S-nazwa projektu

130 — Rachunek bieżący jednostki — analitycznie dla projektu konto wydatków 130-S-w-6 - rozdział-paragraf-uszczegółowienie paragrafu,

201 — Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami — analitycznie dla projektu 201 -S-nazwa kontrahenta,

225 — Rozrachunki z budżetami — analitycznie dla projektu 225-S -uszczegółowienie 240 — Pozostałe rozrachunki — analitycznie dla projektu 240-S — uszczegółowienie

Zespól 4 — koszty według rodzajów i ich rozliczenie — analitycznie dla projektu 4??-S-rozdz-paragraf-uszczegółowienie paragrafu,

720 - Przychody z tytułu dochodów budżetowych — dla projektu 720-S-paragraf 750 - Przychody finansowe — analityka dla projektu 750-S-uszczegółowienie

800 - Fundusz jednostki — analityka dla projektu 800-S

810 — Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środków z budżetu — analityka dla projektu 810-S

860 — Wynik finansowy — analityka dla projektu 860-S

Korzysta się również z konta pozabilansowego, na którym jest księgowany wkład własny niepieniężny.

900 — Wkład niepieniężny analityka dla projektu 900-S

Operacje księgowe do zastosowania w ewidencji projektu:

I. Wpływ środków na wyodrębniony rachunek:

Wn 130-S-w-6 — rozdział, paragraf techniczny, gdzie:

130 — rachunek bieżący

S — projekt RPOWM Moja szkoła — moja przyszłość w — r-k wydatków

6 — projekt Moja szkoła — moja przyszłość Ma 223 - S- J lub Ma 223-S-Z - gdzie:

S—jw.

J- PSP Jasieniec

Z - PSP Zbrosza Duża

2. Wpływ faktury od kontrahenta:

Wn 4xx — S — rozdział — paragraf— uszczegółowienie paragrafu — zakupy bieżące

Ma 201 — S — numer kontrahenta

Wn 080 lub Wn Ol I — zakup środków trwałych Ma 201 — S — numer kontrahenta

Wn 013 — zakup wyposażenia jednoczesnym naliczeniem umorzenia

Wn 013-S-analityka Ma 201-S-nr kontrahenta umorzenie- Wn 401 -S-rozdział, paragraf uszczegółowienia paragrafu Ma 072-S-analityka

3.Zapłata faktury kontrahentowi

Wn 201 — S — nr kontrahenta

Ma 130 — S— w —6 — rozdział, paragraf-uszczegółowienie paragrafu z równoczesnym zaksięgowaniem środków na inwestycję dotyczące wydatków majątkowych Wn 810-S Ma 800-S

4. Naliczenie wynagrodzeń pracowników w projekcie (za realizację zajęć):

Wn 404— S — rozdział — paragraf— uszczegółowienie paragrafu

Ma 231 -S-01, gdzie: Ol wynagrodzenia

Wn 231 -S -01 - potrącenia

Ma 229 -S— 51 — składki ZUS (emerytalne, rentowe, chorobowe)

Ma 229 - S— 52 — składki ZUS ( zdrowotne )

Ma 225 _ S— 03 — zaliczka na pdof

Ma 240 - S - 005 - inne

5.Naliczanie pochodnych od wynagrodzeń — fundusz emerytalny, rentowy, wypadkowy, fundusz pracy.

Wn 405 — S — rozdział — paragraf— uszczegółowienie paragrafu Ma 229 — S — 51 jw.

Ma 229- S - 53 Fundusz Pracy

1. Wypłata wynagrodzeń za realizację zajęć w projekcie „Moja szkoła — moja przyszłość

Wn 231-S — analityka ze słownika Ma 130-S-w-6 rozdział, paragraf, uszczegółowienie paragrafu,

1. Kapitalizacja odsetek

Wn 130-S-d-o — rozdział, paragraf, uszczegółowienie paragrafu Ma 750-S- analityka ze słownika

8.Przyjęcie na podstawie dowodu OT

Wn 011-S Ma 080-S

1. Przeksięgowanie dochodów według sprawozdania Rb-27-S

Wn 800-S-analityka ze słownika Ma 222-S-analityka ,gdzie S- Moja szkoła — moja przyszłość

10. Przeksięgowanie wydatków według sprawozdania

Rb-28-S

Wn 223-S-analityka

Ma 800-S-analityka

I l. Roczne przeksięgowanie kont wynikowych pod datę 31.12.danego roku na wynik finansowy

a)doch0dówWn 7XX-s Ma 860-S

b)wydatków Wn 860-S Ma 4XX-S-rozdział-paragraf-uszczegółowienie paragrafu

V.        Wyplata wynagrodzeń za zrealizowane zajęcia w projekcie „Moja szkoła — moja przyszłość

Udokumentowaniem zrealizowanych zajęć będzie miesięczne zestawienie przepracowanych godzin zatwierdzone przez kierownika jednostki na podstawie którego zostaną naliczone wynagrodzenia, które będą wypłacone do dnia 10 następnego miesiąca po zrealizowaniu zajęć.

VI. PRZECHOWYWANIE 1 ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI PROJEKTU

l . Wydział Finansowo — Księgowy prowadzi księgi rachunkowe projektu oraz przechowuje dokumenty księgowe.

1. Wszystkie oryginalne dowody źródłowe, w tym dowody księgowe dotyczące realizacji projektu „Moja szkoła — moja przyszłość” są przechowywane w oddzielnych teczkach lub segregatorach w siedzibie Urzędzie Gminy.
2. Po zakończeniu realizacji Projektu i rozliczeniu finansowym przez Instytucję Zarządzającą, dowody księgowe Projektu oraz wszelką dokumentację związaną z projektem, jego rozliczeniem i sprawozdawczością zostaną przekazane do archiwum zakładowego znajdującego się w siedzibie Urzędu Gminy w Jasieńcu.
3. Dokumentacja dotycząca realizacji projektu przechowywana będzie w archiwum zakładowym zgodnie z umową o dofinansowaniu Projektu do dnia 3 1.XII.2026r.